Titre professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative

CCP 1 Assurer les activités d’accueil d’une structure :
Assurer l’accueil physique et téléphonique
Gérer des situations complexes à l’accueil
Traiter les flux d’information internes et externes

CCP 2 Gérer les activités administratives d’une structure :
Prendre en charge les activités administratives courantes
Assurer le traitement administratif des dossiers
Traiter les réclamations courantes

Le Titre professionnel Chargé d’accueil et de gestion administrative vise à former des professionnels polyvalents qui sont le premier contact d’une structure. Le titulaire de ce titre contribue à véhiculer une image positive de l’entreprise, assure la circulation des informations et est l’interlocuteur privilégié pour les collaborateurs comme pour les partenaires externes.

Accueil physique et téléphonique : Assurer l’accueil des visiteurs et collaborateurs, et traiter les appels téléphoniques

Gestion des flux d’information : Traiter et transmettre les flux d’information internes et externes, notamment en rédigeant des messages (e-mails) à partir de notes prises.

Gestion des situations complexes : Gérer et résoudre des situations délicates ou complexes à l’accueil, y compris les réclamations de premier niveau. Le professionnel doit adapter son discours au public et faire preuve de solides compétences relationnelles.

Activités administratives courantes : Prendre en charge les travaux administratifs courants tels que le courrier, les rendez-vous, l’organisation des priorités et la création de processus.

Traitement des dossiers : Assurer le traitement administratifs des dossiers (classement, archivage, suivi des demandes).

Gestion commerciale : Traiter la demande du client du devis à la facturation, gérer les réclamations, mettre à jour les bases de données clients et contribuer positivement à l’image de l’entreprise.

Gestion et organisation : Organiser ses priorités, utiliser de façon optimale les outils bureautiques (Pack Office) et les outils numériques (agendas partagés, CRM, ERP) et veiller à la confidentialité des données.

Stage en entreprise : Le parcours de formation comprend généralement une période de stage en entreprise pour la mise en situation réelle des compétences acquises.

Documents pédagogiques, études de cas, jeux de rôle, ressources numériques, travaux pratiques

Personnalisation de parcours possible (Test de positionnement et entretien individuel avant l’entrée en formation pour personnalisation du parcours de formation)

Formation en présentiel
Pédagogie par alternance (à définir selon parcours)

Pédaogie adaptée aux personnes en situation de handicap
(Personnes en situation de handicap, prenez contact avec le référent handicap de la structure en amont pour une étude préalable des possibilités d’adaptation des modalités en fonctio de vos besoins spécifiques et particuliers.)

Le candidat est évalué par un jury composé de professionnels, sur la base des éléments suivants :
une mise en situation professionnelle, complétée par un entretien technique, un questionnaire professionnel, un questionnement à partir de production ;
les résultats des évaluations passées en cours de formation ;
un dossier professionnel dans lequel le candidat a consigné les preuves de sa pratique professionnelle ;
un entretien final avec le jury.

Titre professionnel Chargé d’accueil et de gestion administrative (niveau 4)

Tout public

Admission après entretien

Niveau d’entrée exigé : niveau 2

Maîtrise de la langue française pour la rédaction de documents et la communication orale.
Windows : Création, suppression, copie, déplacement et renommage de fichiers et de dossiers.
Organisation des fichiers et des dossiers (arborescence, classement). Recherche de fichiers et de dossiers (utilisation de la barre de recherche).

Word : Saisie rapide et précise. Gestion des polices (taille, style, couleur). Mise en page simple (alignement, interlignes, marges).

Excel : Mise en forme des cellules (police, taille, couleur, alignement, format des nombres, etc.). Gestion des lignes et des colonnes (insertion, suppression, redimensionnement).

Formules de base : Somme, moyenne, minimum, maximum.

Un stage d’une semaine minimum, ou une expérience professionnelle plus conséquente, permettent de valider concrètement l’adéquation du candidat avec les missions du métier.
Missions d’observation : Gestion des appels téléphoniques, utilisation du courrier et des emails, saisie et mise en forme de documents, gestion des agendas, suivi des commandes, relation client.

Le bilan de stage devra confirmer l’intérêt et les aptitudes pour ce domaine.